Осуществление документационного обеспечения управления: - прием документов и личных заявлений на подпись Генерального директора Компании; - фиксирование оттиска гербовой печати на договорах и приказах; - работа с приказами, распоряжениями: подготовка проекта, оформление, подписание, согласование, ознакомление сотрудников Компании, регистрация, учет, хранение, формирование дел; - работа с входящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): прием, регистрация, передача адресату, учет, хранение; - организация получения корреспонденции по юридическому, почтовому и фактическому адресам; работа с исходящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): регистрация, передача, учет, хранение; - оформление писем Руководителя Отдела, отправление срочных писем; - ведение и оформление протокола совещаний и заседаний; - оформление доверенностей на получение корреспонденции, посылок и др. материальных ценностей; - по поручению Руководителя Отдела выполнение копировально-множительных работ; - по поручению Руководителя Отдела подготовка проектов писем, запросов и других документов, касающихся деятельности Компании в целом; - по поручению Руководителя Отдела печать служебных материалов; - заведение новой номенклатуры в программу 1С по заявкам менеджеров Отдела; - заведение новых клиентов и поставщиков в программу 1С по заявкам менеджеров Отдела; - проведение отгрузок заказов с подготовкой необходимых первичных документов; - формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности и сдача в архив. Обработка входящих телефонных звонков и входящих писем с корпоративной почты Отдела, в случае необходимости, перевод их на тех сотрудников, которым они предназначаются. Фиксирование полученной по телефону и почте для Руководителя информации в его отсутствие и доведение ее содержания до его сведения. Работа по текущим задачам с клиентами Руководителя Отдела. Общение с существующими Поставщиками по просьбам менеджеров Компании и поиск новых Поставщиков по запрашиваемым менеджерами товарам, создание заказов Поставщикам в программе 1С. Контроль прихода товара от Поставщиков на склад Компании. Согласование списаний товаров со склада Компании для нужд Отдела. Проведение подготовки совещаний и заседаний, проводимых Руководителем (оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня). Организация встречи посетителей и гостей Компании. Обеспечение жизнедеятельности офиса: - заказ воды по мере необходимости; - заказ канцелярии ежеквартально. Оказание работникам офиса помощи в разрешении возникающих в ходе работы проблем, принятие мер по предупреждению конфликтных ситуаций. Координация завершения работы офиса и подготовки к новому рабочему дню (приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, освещения, активирование систем охранной сигнализации, прочее). Своевременное и точное исполнение распоряжений администрации и непосредственного Руководителя, использование всего рабочего времени для производительного труда: - качественное и в срок выполнение производственных заданий и поручений; - поддержка чистоты и порядка на своем рабочем месте, в служебных и других помещениях, соблюдение установленного порядка хранения документов и материальных ценностей; - эффективное использование персональных компьютеров, оргтехники и другого оборудования, экономное и рациональное расходование материалов и энергии, других материальных ресурсов. | 